- Art. 119 din Codul muncii te obligă să ții, la locul de muncă, evidența orelor lucrate zilnic de fiecare salariat, cu ora de început și de sfârșit.
- Legea nu impune hârtia. Evidența electronică e valabilă dacă e reală, completă și o poți arăta la cerere.
- Evidența se ține pe fiecare punct de lucru, nu doar la sediu.
- Amenda pentru lipsa ei: 1.500–3.000 lei (art. 260 alin. 1 lit. m).
01Ce spune legea
Obligația vine din articolul 119 din Codul muncii (Legea nr. 53/2003). Angajatorul trebuie să țină la locul de muncă evidența orelor de muncă prestate zilnic de fiecare salariat, cu ora de începere și ora de sfârșit a programului, și să o arate inspecției muncii ori de câte ori i se cere.
Două lucruri ies de aici. Evidența e zilnică, nu un total la sfârșit de lună. Și trebuie să fie disponibilă oricând: inspectorii ITM pot intra fără să te anunțe dinainte.
02Ce trebuie să conțină
- Numele angajatorului și punctul de lucru
- Numele salariatului și, dacă e cazul, funcția
- Data
- Ora de început și ora de sfârșit a programului
- Absențele și tipul lor: concediu de odihnă, medical, liber, delegație
- Pauzele care nu intră în timpul de lucru, unde e cazul
- Semnătura salariatului sau altă formă de confirmare
03Hârtie, Excel sau aplicație?
Legea nu cere un anumit format. O evidență electronică are aceeași valoare ca una pe hârtie, cu condiția să fie reală, completă și disponibilă la control.
Diferența apare când ai nevoie de ea ca dovadă. O foaie completată la sfârșit de lună sau un Excel pe care oricine îl poate modifica oricând, fără urmă, spun puțin despre ce s-a întâmplat de fapt. O oră salvată automat, în momentul în care omul a intrat, e mult mai greu de contestat. De exemplu, într-o discuție despre ore suplimentare.
04Pe fiecare punct de lucru
Dacă ai restaurant, hotel și o cofetărie în locuri diferite, ai nevoie de evidență în fiecare dintre ele, nu doar de un dosar la sediu. Inspectorul care vine la cofetărie vrea să vadă cine e de serviciu acolo, azi.
05Cât timp o păstrezi
Codul muncii nu dă un termen anume pentru păstrarea evidenței orelor. Ca reper practic, gândește-te că un salariat poate cere în instanță drepturi salariale neplătite, de exemplu ore suplimentare, în termen de 3 ani (art. 268 din Codul muncii). Evidența orelor e dovada ta. Păstreaz-o cel puțin atât.
06Ce verifică ITM la control
- Evidența orelor de muncă, adică condica sau pontajul, pe ziua de azi și pe lunile trecute
- Documentele pentru concedii și ore suplimentare
- Registrul general de evidență a salariaților și dosarele de personal
- Dovezile plății salariilor
- Dacă toți oamenii găsiți la lucru au contract
07Ce riști
Aceeași literă a legii sancționează și lipsa certificatului medical la angajare (art. 27). Iar dacă la control se găsesc oameni fără contract, amenzile pentru muncă nedeclarată sunt mult mai mari și se dau pentru fiecare persoană.
Ora exactă, salvată singură, pe fiecare locație.
- Omul scanează codul QR de la intrare, scrie codul lui și își face un selfie. Ora se salvează în momentul acela.
- Vezi pe loc cine e la muncă, cine întârzie și cine a uitat să iasă, pe fiecare locație.
- Concediile CO, CM și CFP apar în aceeași evidență.
- Pontajul lunar, pe ore și pe zile, pleacă gata făcut la contabilitate.
Surse
- Codul muncii, art. 260: contravenții (text actualizat ianuarie 2026)
- Workly: Ce trebuie să conțină o condică de prezență în 2026
- PontajAngajati: Pontajul angajaților în 2026, ce cere legea
- Horeca.ro: Ce verifică inspectorii la restaurante
Ghidul are scop informativ și reflectă legislația pe care am verificat-o la data actualizării. Nu ține loc de consultanță juridică sau de consultanța specialistului tău HACCP.