- Regulamentul european de igienă (CE nr. 852/2004) cere ca înregistrările să fie păstrate „o perioadă corespunzătoare”, fără un număr fix de ani.
- Perioada o stabilești în planul HACCP, ținând cont de termenul de valabilitate al produselor tale.
- Înregistrările pot fi ținute electronic, dacă le poți arăta la cerere.
- Recomandarea noastră: păstrează tot istoricul cel puțin un an, sau cât îți spune consultantul HACCP, dacă e mai mult.
01Ce spune legea
Obligația vine din articolul 5 al Regulamentului (CE) nr. 852/2004 privind igiena produselor alimentare, care se aplică direct în România. Pe scurt, operatorul trebuie:
- să poată arăta autorității dovezi că aplică procedurile HACCP, potrivit naturii și mărimii afacerii lui;
- să țină documentele care descriu procedurile mereu la zi;
- să păstreze celelalte documente și înregistrări pe o perioadă corespunzătoare.
Asta e tot. Nu scrie „un an” sau „trei ani”. Legea lasă intenționat perioada în seama ta, pentru că o cofetărie cu prăjituri care țin trei zile și o fabrică de conserve care țin doi ani au nevoi diferite.
02Ce spune Comisia Europeană
Ghidul Comisiei pentru aplicarea HACCP (Comunicarea 2022/C 355/01) insistă pe flexibilitate pentru afacerile mici:
- documentele și înregistrările trebuie să fie pe măsura naturii și mărimii afacerii;
- în unele afaceri foarte mici, înregistrările pot fi făcute doar la abateri, când ceva iese din limite;
- înregistrările pot fi ținute electronic, cu condiția să poată fi puse la dispoziția autorităților la cerere;
- procedura de înregistrare din planul HACCP ar trebui să spună și cât timp se păstrează fiecare înregistrare.
03Cum alegi perioada
Autoritatea britanică pentru siguranța alimentelor dă un reper simplu: pornește de la termenul de valabilitate al produselor. Dacă un client se îmbolnăvește, înregistrările din zilele în care ai pregătit și ai păstrat produsul acela sunt dovada ta.
- Cel puțin cât cel mai lung termen de valabilitate al produselor tale, plus o marjă.
- Cel puțin până după următorul control, ca inspectorul să vadă continuitatea, nu doar ultima săptămână.
- Mai mult, dacă ai avut o abatere sau o reclamație. Păstrează înregistrările din perioada respectivă până se închide discuția.
Pentru un restaurant obișnuit, un an de istoric acoperă confortabil toate situațiile de mai sus. Scrie perioada aleasă în planul HACCP, ca să fie clar pentru oricine întreabă.
04Ce înregistrări intră aici
- Temperaturile frigiderelor și congelatoarelor, dimineața și seara
- Recepția mărfii: ce a venit, de la cine, în ce stare
- Curățenia și dezinfecția
- Acțiunile DDD
- Abaterile și ce s-a făcut la fiecare
- Instruirea personalului în igienă
- Trasabilitatea loturilor
05Pe hârtie sau electronic?
Ambele variante sunt acceptate. Hârtia are două probleme cunoscute: se pierde, se udă, se pătează, iar după un an cutiile cu registre ocupă un raft întreg. Și nu poți căuta în ea „ce temperatură a avut frigiderul 2 pe 14 martie” fără să răsfoiești.
Tot istoricul, căutabil, fără cutii cu registre.
- Bucătarii trec temperaturile de pe telefon, iar ora și numele se pun singure, în momentul înregistrării.
- Temperaturile nu pot fi trecute mai târziu pentru zilele uitate, iar golurile se văd pe loc.
- Găsești orice zi din istoric în câteva secunde.
- Dosarul de control se scoate într-un PDF, pentru perioada pe care o alegi.
Surse
- Regulamentul (CE) nr. 852/2004 privind igiena produselor alimentare, art. 5
- Comunicarea Comisiei 2022/C 355/01 privind sistemele de management al siguranței alimentelor
- Food Standards Agency (UK): Principle 7, documentation and record keeping
Ghidul are scop informativ și reflectă legislația pe care am verificat-o la data actualizării. Nu ține loc de consultanță juridică sau de consultanța specialistului tău HACCP.